細(xì)化酒店賓館績(jī)效考核，是提高酒店利潤(rùn)的必要措施
 

根據(jù)酒店經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議精神，酒店認(rèn)真分析上一年的綜合經(jīng)營(yíng)形勢(shì)，本著緊一扣，嚴(yán)一格的標(biāo)準(zhǔn)，從總體經(jīng)營(yíng)出發(fā)，從收入、成本和利潤(rùn)三個(gè)方面進(jìn)行系統(tǒng)分析，制定成本控制管理辦法，具體內(nèi)容如下：

一、明確責(zé)任，落實(shí)到人

本著提效嚴(yán)格化和執(zhí)行人性化的原則，制定各項(xiàng)管理制度，并提升制度的執(zhí)行力。明確成本控制的工作范圍、崗位職責(zé)、崗位責(zé)任，確保工作落到實(shí)處。

（一）樹(shù)立酒店成本管理的系統(tǒng)觀念

在嚴(yán)峻的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，酒店應(yīng)樹(shù)立成本控制管理理念，對(duì)成本管理的對(duì)象、內(nèi)容、方法進(jìn)行全方位的分析研究。充分認(rèn)識(shí)成本控制范疇（生產(chǎn)成本、庫(kù)存成本、銷售成本，后勤成本、維護(hù)成本等），以嚴(yán)格細(xì)致的科學(xué)手段進(jìn)行管理，使酒店在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。另一方面，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，非物質(zhì)產(chǎn)品日趨商品化，成本管理的內(nèi)涵也應(yīng)由物質(zhì)產(chǎn)品成本擴(kuò)展到非物質(zhì)產(chǎn)品成本，如人力資源成本、服務(wù)成本、環(huán)境成本等等。

（二）成本控制的原則

酒店本著及時(shí)性原則、節(jié)約性原則、責(zé)權(quán)利相結(jié)合的原則、互相協(xié)調(diào)的原則，制定《金鼎國(guó)際大酒店成本控制管理辦法》。

（三）成本控制責(zé)任檢查組

根據(jù)酒店制定的成本控制管理辦法，開(kāi)展定期檢查和不定期抽查工作。部門自查工作由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)，定期檢查由質(zhì)檢部負(fù)責(zé)；酒店檢查組對(duì)酒店各方面做不定期抽查。檢查組成員：

組 長(zhǎng)：

副組長(zhǎng)：

組 員：各部門經(jīng)理

（四）通過(guò)績(jī)效管理實(shí)現(xiàn)成本控制

根據(jù)成本控制管理措施，適當(dāng)對(duì)酒店績(jī)效考核辦法進(jìn)行調(diào)整，將成本控制管理細(xì)則與績(jī)效考核管理相結(jié)合，通過(guò)績(jī)效考核對(duì)各部門節(jié)能措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對(duì)于不執(zhí)行或執(zhí)行不到位員工，進(jìn)行批評(píng)教育和處罰，達(dá)到成本控制的效果。

二、加強(qiáng)勞務(wù)用工管理，簡(jiǎn)化人員配置

在酒店經(jīng)營(yíng)管理中，人力資源的成本是影響利潤(rùn)的重要因素之一。人力資源部要通過(guò)科學(xué)測(cè)算、合理調(diào)配，培養(yǎng)復(fù)合型人才等方式，壓縮勞務(wù)用工，降低人力資源成本。

（一）要根據(jù)酒店特點(diǎn)，科學(xué)進(jìn)行測(cè)算

根據(jù)酒店實(shí)際情況和各崗位的工作狀況進(jìn)行科學(xué)分析，充分考慮旅游淡旺季、客源結(jié)構(gòu)、客源成份等因素，在排班、補(bǔ)休等方面進(jìn)行合理的安排，本著科學(xué)利用工時(shí)、提高工作效率、充分利用人力資源的原則進(jìn)行測(cè)算，避免機(jī)械地套用公式，造成人力資源浪費(fèi)。

（二）開(kāi)發(fā)人力資源，培養(yǎng)復(fù)合型人才

由于酒店崗點(diǎn)眾多，分工細(xì)致，致使員工的工作技能單一，不利于員工的調(diào)配，產(chǎn)生工作忙的“累死”，閑的“悶死”的不合理狀況。因此，要大力開(kāi)展“一專多能”活動(dòng)，廣泛進(jìn)行同一部門內(nèi)部和不同部門之間不同崗位的交叉培訓(xùn)，通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)培訓(xùn)、定期輪換崗位，培養(yǎng)復(fù)合型、多用途的人才，從

而最大限度的發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢(shì)。

（三）合理配置人才，優(yōu)化用人結(jié)構(gòu)

人力資源部要根據(jù)酒店實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，進(jìn)一步優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)，科學(xué)測(cè)算人員編制，合理配置崗位人員，通過(guò)同類崗位合并、調(diào)整班次等方式，縮減用人，達(dá)到人力資源配置的科學(xué)、合理和精簡(jiǎn)。

三、加強(qiáng)能源消耗管理控制，減少設(shè)備損耗

酒店設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)直接關(guān)系到酒店的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展，同時(shí)也是節(jié)能降耗的重要環(huán)節(jié)。各部門對(duì)設(shè)備自身能耗、使用消耗、管理?yè)p耗和維修費(fèi)用要進(jìn)行嚴(yán)格管理，杜絕跑、冒、滴、漏現(xiàn)象發(fā)生，并與酒店績(jī)效考核測(cè)評(píng)掛鉤，降低酒店能源消耗整體費(fèi)用支出。

（一）分工明確，管理要到位

1、各部門根據(jù)自身的情況制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)制度，嚴(yán)格按照“四干凈” （設(shè)施設(shè)備干凈、機(jī)房庫(kù)房干凈、工作崗位干凈、管理區(qū)域干凈）、“五不漏” （不漏電、不漏水、不漏油、不漏氣、不漏煙）、“六良好” （設(shè)備性能良好、職場(chǎng)衛(wèi)生良好、密封設(shè)施良好、控制程序良好、協(xié)調(diào)性能良好、安全性能良好）的標(biāo)準(zhǔn)要求每一位員工，確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2、提高員工對(duì)節(jié)能降耗工作的緊迫性和重要性的認(rèn)識(shí)，定期對(duì)員工進(jìn)行設(shè)施設(shè)備使用方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高酒店維修人員的業(yè)務(wù)水平，爭(zhēng)取酒店能維修的盡量不去外委維修。

（二）節(jié)能措施具體實(shí)施辦法

1、空調(diào)方面：
1） 對(duì)空調(diào)盤管定期清洗、冷凍機(jī)組定期進(jìn)行除垢，增強(qiáng)傳熱效率。
2） 定期對(duì)水泵電機(jī)軸承注油，減少無(wú)功浪費(fèi)。
3） 在過(guò)度季節(jié)，充分利用新風(fēng)，達(dá)到節(jié)能作用。
4） 開(kāi)窗時(shí)不得使用空調(diào)，服務(wù)員做房時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際溫度開(kāi)關(guān)空調(diào)。

2、電梯方面：

1）電梯運(yùn)送貨物盡量避開(kāi)峰值，以達(dá)到“消峰填谷”的目的。
2) 工程部對(duì)酒店電梯設(shè)專人管理，針對(duì)酒店電梯使用情況做好常規(guī)檢查、維修保養(yǎng)、定期報(bào)檢的各項(xiàng)記錄，確保安全無(wú)故障。
3）員工乘梯時(shí)嚴(yán)禁擋門、等人、返乘梯，質(zhì)檢部負(fù)責(zé)檢查，對(duì)違規(guī)員工報(bào)績(jī)效考核組，按規(guī)定扣部門當(dāng)月績(jī)效分。
4）二樓以下員工在無(wú)負(fù)重的情況下，下樓禁止乘坐電梯。
5）在接待大型會(huì)議、宴會(huì)時(shí)，禮賓、大堂副理在1樓做好人流疏導(dǎo)，引導(dǎo)賓客走樓梯上樓。
6）客梯由安消部、工程部負(fù)責(zé)管理，員工平時(shí)禁止使用，如遇特殊原因，需由運(yùn)行總監(jiān)批準(zhǔn)方可使用。
7）安消部監(jiān)控室對(duì)酒店電梯使用情況進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，協(xié)助質(zhì)檢部監(jiān)督員工乘梯情況。

3、電氣方面

1）各后勤崗點(diǎn)下班時(shí)隨手關(guān)燈、關(guān)電腦。
2）工程部負(fù)責(zé)通過(guò)安裝聲控、紅外線等方式控制走道燈。
3）餐飲包廂備餐時(shí)開(kāi)啟工作燈,開(kāi)餐后開(kāi)啟主燈光。
4）使用節(jié)能燈，將非對(duì)客區(qū)域的射燈全部更換為節(jié)能燈。
5）各部門飲水機(jī)由專人負(fù)責(zé)開(kāi)啟和關(guān)閉。
6）1層大堂雨棚燈開(kāi)關(guān)時(shí)間為：
冬季17：00時(shí)（開(kāi)）—次日5：00時(shí)（關(guān)）
夏季18：00時(shí)（開(kāi)）—次日3：00時(shí)（關(guān)）
四季24：00時(shí)后，關(guān)閉兩組雨棚燈
7）公共區(qū)：白天開(kāi)客梯間頂燈，走廊開(kāi)一組頂燈。
a、4—10月 18：30時(shí)開(kāi)走廊壁燈，次日5：30時(shí)關(guān)閉一組；
b、11—3月 17：00時(shí)開(kāi)走廊壁燈，次日6：30時(shí)關(guān)閉一組；
（具體根據(jù)天氣情況調(diào)整）
8）其他樓層走廊長(zhǎng)明燈，樓層射燈全部開(kāi)啟，給客人溫馨感。
9）酒店接待VIP客人時(shí)，樓層燈全部開(kāi)啟，具體時(shí)間根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整。
10）非對(duì)客服務(wù)時(shí)間，PA組做完衛(wèi)生后關(guān)閉公共衛(wèi)生間水、電。

4、冷熱水方面
1）工程部巡視員按規(guī)定時(shí)間巡視各設(shè)備間，認(rèn)真填寫運(yùn)行記錄，將熱水水溫控制在50-55℃，冬季按照室外溫度調(diào)整出口水溫汽。
2）夏季工程部巡視員要根據(jù)天氣調(diào)整主機(jī)出水溫度及隨時(shí)開(kāi)關(guān)機(jī)；同時(shí)考慮空調(diào)主機(jī)的運(yùn)行狀態(tài)（“開(kāi)環(huán)”狀態(tài)）與運(yùn)行時(shí)間(利用谷段拉水溫)以達(dá)到節(jié)能目的。
3） 各部門加強(qiáng)管理，避免跑冒滴漏現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，及時(shí)向工程部保修。
4） 洗手時(shí)及時(shí)關(guān)閉水龍頭，注意節(jié)約用水。
5) 洗菜時(shí)，盡量用容器進(jìn)行清洗，做到隨用隨開(kāi)，使用后及時(shí)關(guān)閉。廚房使用水做到隨用隨開(kāi)，嚴(yán)禁有長(zhǎng)流水現(xiàn)象。

5、煤氣，在使用煤氣時(shí)要做到隨用隨開(kāi)，煤氣閥門設(shè)專人負(fù)責(zé)。杜絕在不使用的時(shí)候開(kāi)啟煤氣，以保證安全、減少浪費(fèi)。
6、各部門設(shè)施設(shè)備的零配件脫落時(shí)不得隨手丟掉，要返回工程部，減少因無(wú)法購(gòu)置零件而更換整套設(shè)備所增加的費(fèi)用。
7、 嚴(yán)禁在酒店內(nèi)使用與工作無(wú)關(guān)的電器，如：電熱寶、加熱棒等，如有違反，扣績(jī)效考核2分。
8、工程部定期對(duì)相關(guān)部門進(jìn)行廚房設(shè)備、對(duì)講機(jī)、空調(diào)面板等設(shè)備的使用及維護(hù)保養(yǎng)培訓(xùn)，延長(zhǎng)設(shè)備的使用年限，降低維修成本。

四、加強(qiáng)采購(gòu)成本控制

為使酒店物資設(shè)備采購(gòu)工作中實(shí)現(xiàn)程序化、規(guī)范化和公開(kāi)化，凈化進(jìn)貨渠道、降低采購(gòu)成本，財(cái)務(wù)部將所有物品采購(gòu)進(jìn)行分類，充分利用網(wǎng)絡(luò)和報(bào)紙等媒體向社會(huì)公開(kāi)發(fā)布采購(gòu)信息，做到公開(kāi)招標(biāo)和公開(kāi)采購(gòu)。

（一）采購(gòu)方式
1、供應(yīng)商必須具備法人資格，提供貨物須符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，能夠提供行業(yè)檢驗(yàn)證明。
2、每年進(jìn)行一次供應(yīng)商審核調(diào)整，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙等媒體向社會(huì)公開(kāi)發(fā)布征尋供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇遵循公開(kāi)透明、公平競(jìng)爭(zhēng)、公正誠(chéng)信原則。
3、采購(gòu)人與使用人分開(kāi)，使用人對(duì)物品質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，并對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行審核后，在驗(yàn)收單或領(lǐng)用單上簽字，采購(gòu)成本計(jì)入本部門參與績(jī)效考核。
4、采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)數(shù)量對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行分類，廣泛搜集信息、資料，對(duì)知名供應(yīng)商建立供應(yīng)商檔案。
5、對(duì)于數(shù)量大、金額高的物資，如：布草、瓷器、易耗品、燕鮑翅參等，實(shí)行競(jìng)標(biāo)采購(gòu)，供應(yīng)商必須具備必要資質(zhì)。

（二）采購(gòu)程序
1、采購(gòu)活動(dòng)中，采購(gòu)人員及相關(guān)人員與供應(yīng)商有利害關(guān)系的，必須回避。
2、參與競(jìng)標(biāo)的供應(yīng)商必須提供資質(zhì)證明。
3、酒店成立采購(gòu)競(jìng)標(biāo)評(píng)審組，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)及業(yè)績(jī)進(jìn)行審核，對(duì)樣品質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)，參與采購(gòu)價(jià)格的談判。對(duì)于選定的樣品進(jìn)行封存，以備驗(yàn)貨使用。
4、談判小組所有成員集中與供應(yīng)商分別進(jìn)行談判。談判期間不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)、價(jià)格和其他信息。
5、談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，采購(gòu)人從談判小組提出的成交候選人中，根據(jù)符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等，且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。
6、采取詢價(jià)方式采購(gòu)的，應(yīng)當(dāng)成立詢價(jià)小組。詢價(jià)小組根據(jù)采購(gòu)需求，從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，并讓其報(bào)價(jià)。根據(jù)符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等，且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。

（三）采購(gòu)行為的監(jiān)督與檢查
1、行政部對(duì)采購(gòu)行為的合法性及合同的有效性進(jìn)行審核。
2、堅(jiān)決禁止使用人與供應(yīng)商串通，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，退貨并取消供應(yīng)商供貨資格，對(duì)已使用貨物價(jià)格比市場(chǎng)同類貨物價(jià)格高出部分不予結(jié)帳。
3、任何個(gè)人不得采用任何方式，阻撓和限制符合規(guī)定資質(zhì)的供應(yīng)商參加采購(gòu)競(jìng)標(biāo)。
4、任何人不得要求采購(gòu)人或者采購(gòu)工作人員向其指定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。
5、嚴(yán)格禁止采購(gòu)評(píng)審組成員與供應(yīng)商或采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)惡意串通，或在采購(gòu)過(guò)程中接受賄賂。
6、采購(gòu)評(píng)審組應(yīng)當(dāng)對(duì)集中采購(gòu)的采購(gòu)價(jià)格、節(jié)約資金效果、服務(wù)質(zhì)量、信譽(yù)狀況、有無(wú)違法行為等事項(xiàng)進(jìn)行考核。

（四）采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷
1、對(duì)于入庫(kù)驗(yàn)收的物資，驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行費(fèi)用確認(rèn)。
2、對(duì)于簽單結(jié)帳的費(fèi)用，如：委外加工的美工制作費(fèi)、臨時(shí)用工、臨時(shí)調(diào)料等，在費(fèi)用發(fā)生之前，必須履行報(bào)批手續(xù)。費(fèi)用發(fā)生后，必須在一個(gè)月內(nèi)經(jīng)使用部門確認(rèn)簽字，并到財(cái)務(wù)部報(bào)賬。各部門有權(quán)拒簽時(shí)間超過(guò)一個(gè)月的費(fèi)用，相應(yīng)責(zé)任由經(jīng)辦人承擔(dān)。堅(jiān)決杜絕拖延時(shí)間、虛構(gòu)費(fèi)用。

五、加強(qiáng)日常成本控制管理，減少日常消耗

（一） 布草洗滌及低值易耗品管理

1、在布草使用、收發(fā)、洗滌的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，必須使用專用的貨架、推車、墊布、蓋布，避免布草多次污染，增加洗滌費(fèi)用。在與洗衣廠交接布草時(shí)，布草員要嚴(yán)格檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)要求返洗或賠償，經(jīng)?？疾煜礈旃镜南礈煸O(shè)備情況，老舊的洗滌設(shè)備是布草破損的主要原因，洗滌公司不能及時(shí)更換洗滌設(shè)備的要毫不猶豫的尋找別家洗滌公司，每月布草領(lǐng)班將檢查情況上報(bào)。
2、在保證對(duì)客服務(wù)質(zhì)量的前提下，客務(wù)部對(duì)住客房床上布草，視清潔程度整理，長(zhǎng)住客床上布草，可視情況一周更換一次。餐飲小毛巾的出庫(kù)要根據(jù)客情增減，對(duì)于二次利用的小毛巾要及時(shí)清洗出來(lái)，作為下次使用。
3、對(duì)有價(jià)值的一次性用品和有回收價(jià)值的垃圾進(jìn)行回收。客房在清理退房時(shí)，對(duì)半瓶的洗發(fā)水、沐浴液、潤(rùn)膚露進(jìn)行回收勾兌，再次使用。餐飲部在有大型宴會(huì)時(shí)，發(fā)放餐巾紙要控制使用量，對(duì)客人未使用和損壞的筷套、牙簽套收回再次使用，在收臺(tái)時(shí)要先將花墊紙收回。
4、加大對(duì)信箋、鉛筆、餐巾紙、牙簽等用品的管理，嚴(yán)禁服務(wù)員使用。對(duì)于消耗較大的餐巾紙、牙簽、信箋等進(jìn)行嚴(yán)格控制，根據(jù)客情需要進(jìn)行增減。
5、清潔劑的使用要控制出庫(kù)，按比例勾兌，其它清潔用品，如：洗衣粉、拖布、鋼絲球、膠皮手套等每月定量出庫(kù)，不得超出規(guī)定限額。
6、對(duì)客服務(wù)部門根據(jù)住客及備存情況來(lái)發(fā)放易耗品，保證無(wú)浪費(fèi)無(wú)流失，做到賬物相符。

（二）餐料及酒水管理

1、餐飲部對(duì)餐料的出庫(kù)、儲(chǔ)存、粗加工、烹調(diào)、走菜等各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，按照酒店制定的標(biāo)準(zhǔn)菜單用料，控制成本。
2、酒水領(lǐng)班做好酒水的代保管工作，財(cái)務(wù)部嚴(yán)格對(duì)酒商的資質(zhì)、酒水的品種、價(jià)格、質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行把關(guān)，掌握每月的瓶蓋返現(xiàn)金額。
3、員工餐廳要充分利用酒店資源(各層廚房所剩余的邊角料)，在控制員工餐成本的同時(shí)，改善伙食狀況。員工餐廳制定與各層廚房邊角料交接的管理制度，詳細(xì)記錄交接內(nèi)容及數(shù)量。

（三）各級(jí)庫(kù)房的管理

1、各級(jí)庫(kù)房要從基礎(chǔ)管理入手，重點(diǎn)加強(qiáng)七個(gè)方面的建設(shè)，即：庫(kù)房的分類存儲(chǔ)、物品驗(yàn)收、入庫(kù)存放、保管抽查、領(lǐng)發(fā)物資、記帳盤點(diǎn)、建立檔案，以達(dá)到降低酒店成本支出的目的。
2、各部門加強(qiáng)對(duì)庫(kù)管人員的職業(yè)道德教育，所有出入庫(kù)物品必須經(jīng)嚴(yán)格登記，嚴(yán)禁私拿酒店物品。部門領(lǐng)導(dǎo)定期檢查，檢查組領(lǐng)導(dǎo)不定期抽查，如發(fā)現(xiàn)員工違反規(guī)定，按所拿物品價(jià)格5倍罰款，同時(shí)扣所在部門績(jī)效考核5分。
3、對(duì)部分消耗品（電池、節(jié)能燈等）必須以舊換新的形式，嚴(yán)格執(zhí)行報(bào)廢程序。對(duì)部分維修、通訊等工具要分配到人，丟失自負(fù)。
4、財(cái)務(wù)部每月對(duì)各庫(kù)房進(jìn)行盤點(diǎn)，酒店不定期進(jìn)行抽查，抽查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題由該崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)。由于盤點(diǎn)不認(rèn)真造成的損失，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。

（四）加強(qiáng)汽車管理，嚴(yán)控汽車成本

1、嚴(yán)格實(shí)行派車單制度。除總經(jīng)理用車外，其它部門用車需填寫用車申請(qǐng)，0378需總經(jīng)理批準(zhǔn)，0379及依維柯由行政部經(jīng)理批準(zhǔn)。司機(jī)接到派車單后方可出車。盡量減少出車次數(shù)，降低汽車油耗。司機(jī)若違反此規(guī)定，扣當(dāng)月績(jī)效考核2分。
2、單程單一目的地，超過(guò)300公里嚴(yán)禁使用汽車。
3、司機(jī)每次出車必須填寫出車記錄，以便行政部掌握行車公里數(shù)及耗油量。
4、車輛實(shí)行百公里耗油考核，每月公布單車行駛里程和耗油情況，并作為司機(jī)績(jī)效考核的一項(xiàng)內(nèi)容，耗油最低的獎(jiǎng)勵(lì)3分，耗油最高的扣3分。
5、汽車加油需到集團(tuán)指定地點(diǎn)，由行政部記錄在案，每次應(yīng)有司機(jī)簽字確認(rèn)。未經(jīng)允許不得私自加油（長(zhǎng)途除外）。
6、汽車按要求定點(diǎn)維修，維修前須提出書面報(bào)告，說(shuō)明原因和預(yù)計(jì)費(fèi)用，總經(jīng)理審批后方可維修，嚴(yán)格控制各項(xiàng)費(fèi)用發(fā)生。

（五）制定有效措施，控制辦公話費(fèi)

1、行政部根據(jù)工作需要，重新審核酒店各崗點(diǎn)固定電話使用權(quán)限，對(duì)于不必要開(kāi)通的外線或已不再使用的外線電話予以取消。
2、未開(kāi)通市話或長(zhǎng)途功能的其他崗點(diǎn)確因工作需要，對(duì)外聯(lián)系業(yè)務(wù)的可通過(guò)總機(jī)轉(zhuǎn)拔，必須經(jīng)由部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，在總機(jī)將聯(lián)系事宜進(jìn)行登記。
3、加強(qiáng)卡式電話的管理，電話卡充值需填報(bào)申請(qǐng)單，部門經(jīng)理簽字，行政部負(fù)責(zé)按月檢查、審核、充值。規(guī)定話費(fèi)定額，超標(biāo)自負(fù)。
4、酒店POS機(jī)只用作刷卡，酒店只交納月租費(fèi)。員工不準(zhǔn)利用電話線路撥打電話，額外產(chǎn)生的話費(fèi)由崗點(diǎn)負(fù)責(zé)人承擔(dān)。
5、總機(jī)負(fù)責(zé)記錄各部門的長(zhǎng)途轉(zhuǎn)接情況，行政部定期檢查。
6、外線電話由客戶經(jīng)理負(fù)責(zé)，只限于旅行社、網(wǎng)絡(luò)訂房等業(yè)務(wù)的使用，杜絕打私人電話，若有違反，扣當(dāng)月績(jī)效2分。
7、禁止利用辦公電話私聊，如有違反，每次扣績(jī)效考核2分。

（六）辦公費(fèi)用管理

1、辦公設(shè)備管理：
1） 提倡無(wú)紙化辦公。盡量使用電子文件，減少紙張用量。能夠用電腦共享網(wǎng)絡(luò)傳遞的文件就盡量在網(wǎng)絡(luò)傳遞。
2） 正確使用、操作辦公設(shè)備，保證紙張質(zhì)量（紙張平整，無(wú)訂書釘?shù)入s物），嚴(yán)禁違規(guī)操作，發(fā)現(xiàn)故障，及時(shí)報(bào)修，延長(zhǎng)機(jī)器使用壽命。
3） 打印文件時(shí)，文字能不加粗、以宋體為主。非正式文件里，可適當(dāng)縮小頁(yè)邊距和行間距，縮小字號(hào)，以看清為宜，使用小四號(hào)字，行間距25磅，頁(yè)邊距2CM。
4） 各部門設(shè)專人管理辦公設(shè)備，責(zé)任落實(shí)到人，禁止他人擅自操作。發(fā)現(xiàn)故障，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行維修，提高使用效率。對(duì)于人為故意損壞辦公設(shè)備的，維修費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān)。
5） 嚴(yán)禁打印、復(fù)印與工作無(wú)關(guān)的文件、證件等，部門復(fù)印文件必須進(jìn)行登記，每月由行政部經(jīng)理審核，各部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。

2、辦公用品管理：
1） 各部門要根據(jù)實(shí)際需求，于每月1日前提報(bào)辦公用品申請(qǐng)計(jì)劃，由部門經(jīng)理審核、簽字后報(bào)行政部，由行政部核定、匯總后，交財(cái)務(wù)部核準(zhǔn)，由財(cái)務(wù)部報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2） 全體工作人員要妥善保管辦公用品，節(jié)約使用，避免浪費(fèi)，嚴(yán)格控制不必要的消耗和損壞，對(duì)因不負(fù)責(zé)任造成丟失或損壞辦公用品者，自行賠償。
3） 節(jié)約紙張使用，無(wú)需打印的可手寫，紙張正反面使用。會(huì)議、宴會(huì)通知單用復(fù)寫紙手寫，減少紙張的使用。
3） 筆筒、剪子、壁紙刀、訂書器、計(jì)算器、起釘器等，以部門為單位，與行政部辦公用品明細(xì)帳核對(duì)，不得重復(fù)領(lǐng)用，物品損壞需領(lǐng)用時(shí)，以舊換新。
4） 各部門申請(qǐng)的辦公用品如筆、記錄本、膠帶、橡皮等易耗品，以各工作崗點(diǎn)實(shí)際工作需求制定物品使用期限：碳素筆、圓珠筆為每三個(gè)月領(lǐng)用一次，筆芯可每月領(lǐng)用一次；記錄本、記事本每半年領(lǐng)用一次；告示帖、便箋本每?jī)稍骂I(lǐng)用一次；文件夾(頁(yè)夾、抽桿夾等)文件盒視部門文件多少而定。
5） 工作人員因工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)將辦公用品(文件夾、計(jì)算器、訂書器等)返回原部門，否則部門經(jīng)理不得在離職書上簽字，人力資源部加強(qiáng)控制。